公文用语要求准确、简洁、质朴、得体。

一、准确

准确是公文语言最基本的特点和起码的要求。公文语言的准确就是用恰当的词语、正确无误的句子来反映客观事物的实际情况、本质特征。常见的错误有：

（一）逻辑错误

错例：经过全力拼搏，××局已基本超额完成了2007年度的目标任务。

食堂买了很多蔬菜和土豆、黄瓜、辣椒。

（二）滥用方言土语

错例：“三先生”、“款爷”、“大腕”、“小姐”、“先生”

（三）滥用流行语言

错例：“追星族”、“打工仔”、“酷”、“帅”、“靓”、“531”（我想你）、“521”（我爱你）、“584”（我发誓）、“1314”（一生一世）、“5211314”（我爱你一生一世）、“撮一顿”（吃一顿饭）、“顶一下”（支持一下）

用语不准确的历史案例：在第二次世界大战末，中、美、英三国于1945年7月26日在波茨坦发表公告，敦促日本投降。日本天皇收到公告表示接受，但内阁首相铃木在7月28日接见新闻人士时说了一个歧义语，对“公告”表示“默杀疙”。但日本的“默杀疙”一词有两种含义：一是“不加评论、默认”，二是“不予理睬”。盟军认为日本政府是表示“不予理睬”，即于8月6日在广岛投下了原子弹“胖子”，随后8月9日又在长崎投下了一个名为“瘦子”的原子弹，共杀死、杀伤日本居民约45万人。有人称这是一次“灾难性的用语差错”。

（四）引用语句不规范

引用公文，应当先引用标题，后引用发文字号

错例：根据市政府〔2008〕28号文件要求，各级农村调解组织要广泛开展春耕大忙期间民间纠纷专项治理活动，以切实维护春耕生产的顺利进行。

正例：根据《××市人民政府关于加强社会治安综合治理的意见》（×市府发〔2008〕28号）要求，各级农村调解组织要广泛开展春耕大忙期间民间纠纷专项治理活动，以切实维护春耕生产的顺利进行。

（五）“数目字”标注不规范

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

错例：本局内设九个科室

正例：本局内设9个科室

成文日期：二〇〇八年四月二十一日（具体详见公文写作常见病误8）

正文中的年月日要用阿拉伯数字表示。如2008年4月22日

结构层次序数：　

一、（第一层次）

二、

（一）（第二层次）

1．（第三层次）

2．

3．

（1）（第四层次）

（2）

4．

（二）

三、

四、

词、词组、惯用语、缩略语：“二万五千里长征”、“一把手”、“五六天”、“五五”普法、“四项基本原则”、　“两个基本点”、“三大纪律八项注意”

“讲学习、讲政治、讲正气”缩略为“三讲”，“素质大培训、技能大练兵、作风大转变”主题活动缩略为“三大主题活动”；修辞色彩语句：“三心二意”、“七上八下”

二、简洁

就是要求公文语言干净利落，言简意赅，杜绝空话、套话。

病例：总结报告在开篇写道：“在××以来的大好形势下，在××会议精神的鼓舞下，反复学习领会了××文件。通过学习，深刻认识到××的重要性，进一步明确了××的重要意义，从而大大提高了贯彻执行××的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了××，做到了××，取得了××成绩”。此文空话连篇，索然无味，笼统空泛，言之无物，“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

又如在半年工作情况的报告结尾处写道：“以上是我单位上半年工作情况，包括所取得的成绩、经验及当前存在的问题，对上述报告市局如认为有不妥当的地方，望及时通知我们，以便更好地完成下半年的工作任务”。此文不简洁，拖泥带水，给人累赘的感觉。可改为“以上报告如有不妥之处，请指示”。

再如请示的收尾写道“可以不可以，请马上批示意见”，“我们的意见、要求是可以还是不可以，请上级给我们审批一下”。以上应改为：“可否，请批示”或“妥否，请批示”。

三、质朴

就是要求朴实平直，深入浅出、开门见山、明白易懂，切忌华丽的词藻和矫揉造作。病例：一位刚从大学毕业分配到单位担任秘书的同志，写的全年工作总结开头：嘀哒、嘀哒，时间如白驹过隙，一年的时间在转瞬间消失了。这一年中，在党的改革、开放方针的指引下，我们面向滚滚东流的长江，背靠川流不息的成渝高速公路大动脉，紧把着四川省的南大门××市，开拓创新，扎实工作，圆满完成了各项工作任务。（典型的娘娘腔）

四、得体

就是要根据行文的目的、内容和对象，恰当地使用语言，做到文实相符，内容和形式相统一。

病例：写一位模范人物的高尚品格“他的风格之高高过喜马拉雅山，他的精神之美美过富春江”。

……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内鬼哭狼嚎，滚作一团。”（将文学语言用作公文）